Een klant heeft na het boeken andere vragen dan vlak vóór de workshop of bij het ophalen van een creatie. Leg per fase vast welke informatie nodig is en wie vragen of wijzigingen afhandelt. Deze gids geeft werkadvies voor je communicatie en laat afzonderlijk zien welke berichten Terris automatisch verstuurt.
Benieuwd naar de software? Bekijk de automatische berichten van Terris.
Gebruik deze vragen om je eigen informatie na te lopen. Het is geen opsomming van velden of teksten in automatische Terris-berichten.
Geef de klant houvast over de gemaakte afspraak.
Kijk welke informatie deelnemers nodig hebben om zich voor te bereiden.
Dit is een redactioneel voorbeeld voor je eigen communicatie, geen bericht uit Terris. Vul alleen afspraken in die voor jouw workshop kloppen en laat weg wat niet van toepassing is.
Je workshop [naam] vindt plaats op [datum], van [begintijd] tot [eindtijd], bij [adres]. Je vindt de ingang via [route naar de ingang]. Neem [benodigdheden] mee. Heb je een praktische vraag of wil je een wijziging bespreken? Neem contact op via [contactmogelijkheid].
Controleer de ingevulde versie naast je actuele boeking. Zet de belangrijkste afspraak vooraan en voeg alleen uitleg toe die deelnemers voor hun bezoek nodig hebben. Deel geen contactgegevens of boekingsinformatie van andere klanten.
Terris verstuurt automatisch de volgende vijf soorten klantberichten. De checklists en het invulvoorbeeld op deze pagina beschrijven je eigen communicatievoorbereiding, niet de inhoud of instellingen van deze berichten.
Ophalen of verzenden is alleen relevant voor workshops waarbij creaties na afloop nog worden verwerkt of overgedragen. Een verzendmelding betekent niet dat Terris het fysieke verzenden uitvoert.
Wil je weten op welk moment, via welk kanaal en onder welke voorwaarden deze berichten bij jouw workshops worden verstuurd? Bespreek dat met ons. Stem ook af welke aanvullende praktische informatie of wijzigingen je zelf met klanten bespreekt.
Als organisator regel je het verplaatsen en annuleren van boekingen in Terris; klanten doen dit niet zelf. Gebruik de stappen hieronder als werkadvies voor je gesprek en administratie, niet als beschrijving van automatische wijzigingsberichten.
Gaat het om de datum, groepsgrootte, locatie of een andere afspraak? Controleer bij een verplaatsing eerst de beschikbare capaciteit en begeleiding voordat je toezegt dat het kan.
Maak duidelijk wat de oude afspraak vervangt en wat hetzelfde blijft. Bespreek eventuele betaalafspraken afzonderlijk, zodat een wijziging niet op meerdere manieren uitgelegd kan worden.
Leg de afgesproken wijziging vast in je administratie en informeer de begeleider. Spreek met de boeker af wie andere deelnemers op de hoogte brengt.
Niet elke workshop heeft een vervolg na afloop. Worden creaties nog verwerkt, opgehaald of verzonden? Loop dan de relevante afspraken na. Dit zijn organisatorische controles, geen extra automatische Terris-functies.
Wil je weten welke creatie bij welke boeking hoort? Lees hoe je foto's en boekingsgegevens samen terugvindt in Terris.
Zorg dat duidelijk is welke afspraak geldt zodra een creatie klaarstaat.
Maak onderscheid tussen een afspraak over verzending en een bevestigde verzending.
Spreek met de boeker af wie de praktische informatie aan de overige deelnemers doorgeeft en wie wijzigingen met jou afstemt. Dit is een werkafspraak voor je organisatie, geen uitspraak over de ontvangers van automatische Terris-berichten.
Deel informatie zodra die vaststaat en op tijd voor wat de klant ermee moet doen. Iemand die iets moet meenemen heeft die informatie vóór het bezoek nodig. Controleer bij een wijziging opnieuw of eerdere uitleg nog klopt. Dit advies legt geen vast verzendmoment voor Terris-berichten vast.
Vertel welke workshops je organiseert en op welke momenten klanten vragen hebben. We bespreken welke automatische berichten Terris ondersteunt en welke praktische afspraken bij jouw werkwijze horen.