Privacyverklaring Terris

Bij workshopboekingen en foto's van creaties bepaalt het atelier waarvoor de gegevens worden verzameld en gebruikt. Terris verwerkt deze gegevens in opdracht van het atelier om de dienstverlening mogelijk te maken. Voor vragen over je workshopgegevens is het atelier daarom je eerste aanspreekpunt.

Voor het beantwoorden van vragen aan Terris en het beheren van de zakelijke atelieraccounts bepaalt Sander Meij de doeleinden van de verwerking. De rol en verantwoordelijkheden bij die verwerking verschillen dus van de verwerking van workshopgegevens in opdracht van een atelier.

Welke gegevens nodig zijn, hangt af van hoe je Terris gebruikt en welke workshop je boekt.

• Contactformulier: je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht.
• Rechtstreekse e-mail: je e-mailadres, eventuele naam en de inhoud van je bericht.
• Atelieraccount: het e-mailadres en het volledige postadres van het atelier.
• Workshopboeking: de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de persoon die boekt, samen met de workshop, het tijdslot, deelnemersaantallen en relevante opmerkingen. Eén klant kan voor een groep boeken.
• Medewerkersplanning: de voornamen van medewerkers die aan workshoptijdsloten worden toegewezen.
• Betalingen: de betaalstatus, een Mollie-betalingskenmerk en het betaalbedrag.
• Creaties: foto's van voorwerpen, eventueel met namen of initialen en aangeleverde details bij de boeking. Namen, initialen of labels kunnen ook zichtbaar zijn op een foto. Zulke foto's zijn niet vanzelf anoniem.
• Verzending van creaties: als deze optie wordt gebruikt, de daarvoor aangeleverde adresgegevens en de betaalstatus van de verzending.

• Om vragen via het contactformulier en rechtstreekse zakelijke e-mail te beantwoorden.
• Om atelieraccounts, workshopboekingen en de medewerkersplanning te ondersteunen.
• Om betalingen en betaalstatussen te verwerken en klantberichten rondom een boeking te versturen.
• Om ingeleverde creaties bij de juiste boeking te houden, visueel terug te vinden en afspraken over ophalen of verzenden te ondersteunen.

Gegevens uit contactvragen en workshopboekingen worden niet gebruikt voor nieuwsbrieven of andere marketingberichten.

Voor het beantwoorden van vragen gebruiken we de gegevens op grond van ons gerechtvaardigde belang om op je verzoek te reageren en zakelijke contacten te onderhouden. Gaat het om stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst waarbij je zelf partij bent, dan vormt het uitvoeren van die precontractuele stappen de grondslag.

Gegevens die nodig zijn om een overeenkomst met jou als atelierhouder uit te voeren, verwerken we op grond van die overeenkomst. Ben je een zakelijke contactpersoon en niet zelf partij bij de overeenkomst, dan is ons gerechtvaardigde belang bij het beheren van de dienstverlening de grondslag. Voor zover een wettelijke verplichting ons tot bewaren verplicht, berust die bewaring op die verplichting. Voor workshopgegevens die Terris in opdracht verwerkt, bepaalt het atelier de toepasselijke grondslag.

Terris gebruikt de volgende externe diensten voor de genoemde onderdelen.

• DigitalOcean: hosting, databaseopslag en back-ups van Terris.
• Resend: het versturen van e-mail.
• Jina.ai: visueel zoeken naar creaties. Hiervoor worden foto's van voorwerpen verstuurd, geen afzonderlijke namen, boekingskenmerken of contactgegevens. Identificerende details kunnen wel zichtbaar zijn in de foto's zelf.
• Mollie: betalingsverwerking.
• Google (Gmail): het ontvangen en bewaren van berichten via het contactformulier. Hiervoor wordt een persoonlijk Gmail-account gebruikt, geen Google Workspace-account.
• Microsoft (Outlook): het ontvangen en bewaren van rechtstreekse zakelijke e-mail aan meij.sander@outlook.com. Deze berichten blijven in Outlook en worden niet doorgestuurd naar Gmail. Het contactformulier blijft naar Gmail sturen.

Deze verklaring beschrijft het gebruik van de genoemde diensten door Terris. Dienstverleners geven in hun eigen voorwaarden en privacyverklaringen verdere informatie over hun verwerkingen. Niet iedere dienstverlener heeft voor iedere verwerking dezelfde juridische rol.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het uitvoeren en afhandelen van de dienstverlening, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer bewaren vereist. Voor vragen over bewaartermijnen of verzoeken om verwijdering kun je ons contactformulier gebruiken.

• Gewone afgehandelde contactvragen in Gmail en Outlook worden handmatig zes maanden na afhandeling verwijderd. Noodzakelijke gegevens over lopende overeenkomsten en gegevens die wettelijk moeten worden bewaard, zijn hiervan uitgezonderd. Ook die gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de overeenkomst of wettelijke verplichting.
• Een verzoek van het atelier om het gebruik van Terris te beëindigen wordt behandeld als een verzoek om het account en de bijbehorende gegevens te verwijderen. Ook een afzonderlijk verzoek om accountverwijdering kan aanleiding zijn. Vóór accountverwijdering vraagt Sander Meij of het atelier een handmatige export van boekings- en klantgegevens en creatiefoto's wil ontvangen. Komt binnen één maand na de exportvraag geen reactie, dan volgt na die reactietermijn verwijdering. Een binnen die maand gevraagde export wordt vóór verwijdering geleverd. Deze termijn is geen garantie op voortgezet accountgebruik en beperkt geen wettelijke privacyrechten of rechtsgeldige instructie om eerder te verwijderen. Bij uitvoering worden de gegevens en back-upkopieën onder beheer van Terris verwijderd, voor zover geen toepasselijke wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.
• Verwijderen uit onze Gmail- en Outlook-mailboxen betekent niet dat alle herstel- en back-upkopieën bij Google en Microsoft onmiddellijk verdwijnen. Daarvoor gelden ook de bewaartermijnen en verwijderprocessen van die dienstverleners.
• De e-mailhistorie bij Resend volgt de afzonderlijke bewaartermijn van dertig dagen die voor het gebruikte account geldt. Het verwijderen van een atelieraccount betekent niet dat deze historie meteen bij Resend wordt verwijderd.
• Voor eventuele fotokopieën bij Jina.ai wordt bij het verwijderverzoek van een atelier ook een verwijderverzoek bij die dienst ingediend. Jina.ai bevestigt de uitvoering. Deze verklaring belooft geen vaste of onmiddellijke uitvoeringstermijn bij alle dienstverleners.

De Terris-website en Terris-dienst gebruiken geen cookies, analytics of advertenties. Terris bewaart zelf geen IP-adressen of technische toegangs- en foutlogs.

Deze beschrijving gaat over Terris zelf en betekent niet dat bij de genoemde dienstverleners nooit technische gegevens worden verwerkt. Hun eigen websites en diensten kunnen een ander cookie- en logbeleid hebben.

De productieserver, database en back-ups van Terris staan bij DigitalOcean in Amsterdam. Voor Resend is Ierland (eu-west-1) ingesteld als verzendregio. Een gekozen hosting- of verzendregio betekent niet automatisch dat alle verdere verwerking door een dienstverlener binnen die regio blijft.

Voor Jina.ai is EU-residentie niet ingeschakeld. De exacte verwerkingslocaties zijn niet bevestigd; verwerking buiten de EU kan plaatsvinden. De gepubliceerde voorwaarden van Jina.ai verwijzen naar de Elastic Data Processing Addendum. Die bevat voor toepasselijke internationale doorgiften de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Google en Microsoft beschrijven in hun openbare privacyinformatie internationale verwerking, waaronder doorgiften naar de Verenigde Staten. Ze verwijzen voor toepasselijke doorgiften onder meer naar het EU-U.S. Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Er wordt voor onze contactmail geen opslag uitsluitend binnen de EER toegezegd. Deze informatie is geen verklaring dat wij Google Workspace- of Microsoft 365-bedrijfsaccounts gebruiken.

Lees de privacyverklaring van Google, de informatie van Google over doorgiftewaarborgen en de privacyverklaring van Microsoft voor hun toelichting. Via ons contactformulier kun je vragen om nadere informatie of een kopie van relevante doorgiftewaarborgen.

Gaat je vraag over gegevens bij een workshopboeking of een ingeleverde creatie? Neem dan eerst contact op met het atelier waar je de workshop hebt geboekt. Het atelier is hiervoor je eerste aanspreekpunt. Voor privacyvragen over je contact met Terris of je atelieraccount kun je Sander Meij bereiken via het contactformulier.

Afhankelijk van de toepasselijke omstandigheden kun je verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en kun je bezwaar maken tegen verwerking. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken. Je kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Een verzoek wordt beoordeeld volgens de toepasselijke privacywetgeving; niet ieder verzoek kan zonder uitzondering worden uitgevoerd.

Wil je een vraag of verzoek aan Sander Meij voorleggen? Gebruik het contactformulier en beschrijf om welke gegevens of verwerking het gaat. Stuur geen wachtwoorden, betaalkaartgegevens of andere gegevens die niet nodig zijn om je verzoek te begrijpen.