Creaties na de workshop: houd foto en boeking bij elkaar
Blijven creaties na een workshop in je atelier om verder te worden verwerkt? Dan wil je later weten bij welke boeking een kom, bord of ander werkstuk hoort. Terris koppelt ingeleverde foto's en namen aan de boeking, zodat je de creatie samen met de workshop- en klantgegevens kunt terugzoeken.
Deze uitleg is bedoeld voor workshops met verwerking na afloop. Het keramiekvoorbeeld is fictief; er worden geen echte klantgegevens of klantfoto's gebruikt.
Van betaalde boeking naar ingeleverde foto's
Het inleverformulier hoort bij één specifieke boeking. Klanten vullen dit normaal gesproken zelf in.
Open de boekingsspecifieke link
Bij een betaalde boeking kun je als organisator in het boekingsdetail de link Inleveren openen of kopiëren. Die opent het formulier voor die boeking. Een ingestelde workshopmail kan ook naar dit formulier verwijzen.
Laat de klant foto's en namen toevoegen
De klant uploadt foto's van de gemaakte items en vult per foto een naam of initialen in. Meerdere foto's kunnen bij dezelfde groepsboeking horen.
Bewaar de inzending bij de boeking
Na Opslaan krijgt de boeking de status Ingeleverd. Via de boeking blijven de foto's gekoppeld aan de boeker, de workshop en het tijdslot.
Twee creaties, één groepsboeking
Fictief voorbeeld: Noor boekt twee plaatsen voor een keramiekworkshop en Sam komt mee. Via het formulier van die boeking wordt een foto van een blauwe kom met de naam Noor toegevoegd en een foto van een bord met de naam Sam. Beide foto's horen bij dezelfde boeking.
De naam of initialen bij een foto helpen om het werk uit elkaar te houden. Het is een vrij naamveld, geen afzonderlijk deelnemersdossier of gecontroleerd identiteitsbewijs. Vergelijk daarom de foto en naam met de boeking en het tijdslot voordat je een creatie aan iemand koppelt.
Zoek de creatie op en controleer de boeking
Onder Creaties zie je foto's met naam of initialen, de boeker, het tijdslot, de boekingstatus en een link naar de boeking.
Zoek op naam of boeker
Zoek bijvoorbeeld op Noor of op de naam van de boeker. Open de bijbehorende boeking om foto's, contactgegevens, workshop, tijdslot en relevante notities samen te bekijken.
Gebruik eventueel een visuele beschrijving
Bij een zoekterm kun je omschakelen naar Visueel en zoeken op een beschrijving, bijvoorbeeld blauwe kom met witte stippen. Je zoekt daarmee in de opgeslagen foto's; je uploadt geen nieuwe referentiefoto. De werking hangt af van de ingerichte zoekdienst en verwerkte foto's. Controleer de resultaten zelf; herkenning is niet gegarandeerd.
Controleer het statusfilter
Het overzicht toont standaard Ingeleverd. Wil je een eerder verwerkte boeking terugzoeken, gebruik dan het filter Verwerkt. Dat een creatie niet meer in de standaardlijst staat, betekent dus niet dat de foto is verwijderd.
Verwerkt geldt voor de hele boeking
De organisator kan de boeking van Ingeleverd naar Verwerkt zetten. Omdat die status voor de hele boeking geldt, wacht de organisator in de hier beschreven werkwijze totdat alle creaties binnen de boeking klaar zijn. Dit is een werkafspraak, geen automatische controle op gereedheid per item.
In het fictieve voorbeeld blijft de boeking Ingeleverd zolang het bord van Sam nog niet klaar is, ook als de kom van Noor dat al wel is. Pas wanneer beide klaar zijn, zet de organisator de boeking op Verwerkt.
Verwerkt is geen bewijs dat de klant de creaties al heeft opgehaald of dat een pakket is verzonden of bezorgd. Het daadwerkelijke ophalen of verzenden wordt in de hier beschreven werkwijze niet apart geregistreerd. Ook een e-mail of de boekingshistorie is geen afhaal- of verzendbewijs.
Stem klantberichten af op je eigen werkproces
Terris verstuurt automatisch afhaal- en verzendmeldingen op basis van ingestelde e-mailregels en gekoppelde workshopberichten. Je beheert regels en berichtteksten onder Emails / Email regels. De instellingen verschillen per atelier; er is geen vast verzendmoment dat voor iedereen geldt.
Een passende regel kan bij de overgang naar Verwerkt een klantbericht activeren. Of dat gebeurt, hangt onder meer af van de ingestelde gebeurtenis, boekingstatus, verzendbetaalstatus en workshop. Controleer dus of de regel en berichttekst aansluiten bij wat je feitelijk doet; de statuswijziging alleen garandeert geen bepaald bericht.
De boekingsmails gaan naar het e-mailadres van de boeker, niet vanzelf naar iedere deelnemer. Een betaalde verzending bewijst bovendien niet dat het pakket al is verstuurd. De werkafspraak om op alle creaties te wachten zegt op zichzelf niets over het fysieke verzendmoment.
Wil je ook bepalen welke praktische informatie klanten nodig hebben? Bekijk de gids voor klantberichten rondom je workshops.
Bespreek hoe je creaties bij boekingen houdt
Vertel welke workshops je organiseert en hoe je creaties na afloop verwerkt. We bespreken hoe foto's, boekingsgegevens en klantberichten in Terris bij jouw werkwijze passen.