Je workshopplanning voorbereiden: een praktische checklist
Loop je planning na voordat je boekingen opent, vóór de workshop en wanneer een boeking verandert. De checklist is werkadvies voor je eigen organisatie, geen overzicht van automatische softwarefuncties.
Voordat je boekingen opent
Gebruik deze stappen om je eigen planning voor te bereiden.
- Leg per tijdslot vast welke workshop je aanbiedt, op welke datum en hoe laat die begint en eindigt.
- Bepaal hoeveel deelnemers je kunt ontvangen. Houd bij die keuze rekening met je werkplekken, materialen en begeleiding.
- Controleer wie de workshop begeleidt en of die persoon beschikbaar is.
- Bepaal welke contactgegevens en praktische opmerkingen je nodig hebt om de boeking te organiseren.
- Spreek af wie wijzigingen in boekingen bijhoudt en het team daarover informeert.
Capaciteit berekenen: een fictief voorbeeld
Dit rekenvoorbeeld gaat over één verzonnen tijdslot. De aantallen zijn fictief en komen niet uit een klantboeking of het getoonde Terris-overzicht.
- Het tijdslot heeft een totale capaciteit van 12 deelnemers. Er zijn al 8 deelnemers geboekt, dus er blijven 4 plekken over.
- Een groep van 3 past binnen die capaciteit. Als je die groep inplant, blijft er 1 plek over.
- Een groep van 5 past niet binnen de 4 resterende plekken. Bespreek dan een ander tijdslot met de klant.
Controleer je planning vóór de workshop
Loop je boekingen en afspraken nog eens na in je eigen administratie.
- Vergelijk het totale aantal deelnemers met de capaciteit van het tijdslot.
- Controleer of de contactgegevens en relevante opmerkingen bij elke boeking aanwezig zijn.
- Controleer de betaalstatus van de boekingen in je administratie.
- Controleer of de begeleider weet welke workshop plaatsvindt, hoeveel deelnemers er komen en welke afspraken van belang zijn.
Als een boeking verandert
Een wijziging in groepsgrootte of datum vraagt om een nieuwe controle.
- Bespreek met de klant wat verandert en noteer het nieuwe aantal deelnemers of het gewenste tijdslot.
- Controleer opnieuw of er voldoende capaciteit en begeleiding is voordat je de wijziging bevestigt.
- Werk de boeking en eventuele betaalafspraken bij in je administratie volgens de afspraken met de klant.
- Geef de gewijzigde planning en relevante opmerkingen door aan de begeleider.
Wat Terris ondersteunt bij workshopboekingen
De stappen hierboven zijn algemeen werkadvies. Terris brengt boekingen, deelnemersaantallen, klantgegevens en opmerkingen samen. Je kunt capaciteit per tijdslot instellen en medewerkers aan tijdsloten koppelen. Dit betekent niet dat alle controles uit de checklist automatisch worden uitgevoerd.
Praktische vragen over je voorbereiding
Welke informatie is handig om per boeking vast te leggen?
Noteer de workshop, het tijdslot, het aantal deelnemers, contactgegevens en relevante opmerkingen. Leg ook de betaalstatus vast in je administratie. Verzamel alleen gegevens die je nodig hebt om de boeking te organiseren.
Wat controleer je voordat je een tijdslot openzet?
Controleer de workshop, datum en tijden, capaciteit en beschikbare begeleiding. Spreek af welke gegevens je bij een boeking nodig hebt en wie wijzigingen bijhoudt.
Wat controleer je als het aantal deelnemers verandert?
Vergelijk het nieuwe aantal deelnemers met de beschikbare capaciteit. Controleer de begeleiding en eventuele betaalafspraken, werk je administratie bij en geef de wijziging door aan je team.
Bekijk Terris voor je workshopplanning
Wil je de productmogelijkheden bekijken? Bekijk wat Terris ondersteunt bij workshopboekingen.
Bespreek jouw workshopplanning
Vertel ons hoe je workshops organiseert en waar je hulp bij wilt.