Staan je workshopboekingen in een spreadsheet, agenda of losse notities? Maak eerst duidelijk welke boekingen actueel zijn en spreek af waar je wijzigingen bijhoudt tijdens de overstap. Deze gids helpt je de overdracht voor te bereiden; het is geen technische importhandleiding.
Al toe aan hulp? Bespreek je overstap met Terris.
Een spreadsheet kan voldoende zijn als je er goed overzicht mee houdt. Kijk vooral naar het werk dat je ernaast doet. Moet je bij elke boeking aantallen op meerdere plekken aanpassen, betalingen opzoeken of de begeleider apart bijpraten? Breng die handelingen in kaart voordat je software kiest.
Maak een korte lijst van wat je centraal wilt bijhouden en wat je zelf wilt blijven controleren. Zo kun je gericht bespreken of Terris past bij jouw workshops, zonder aan te nemen dat software elke werkafspraak overneemt.
Gebruik dit als controlelijst voor je bestaande administratie, niet als verplicht Excel-sjabloon of lijst met importvelden. Je hoeft je bestanden niet eerst naar een nieuw formaat om te bouwen.
Maak duidelijk welke plaatsen bij welke boeking horen.
Zorg dat je kunt terugzoeken waarop de gegevens zijn gebaseerd.
Fictief overdrachtsvoorbeeld: in je boekingenblad staat één groepsboeking voor vier deelnemers. Op een tweede tabblad staan vier regels met informatie over diezelfde deelnemers. Dat zijn niet vijf boekingen of acht plaatsen: het blijft één boeking voor vier deelnemers.
Koppel de deelnemersinformatie aan de oorspronkelijke boeking en wijs aan welke bron leidend is. Hetzelfde geldt voor een afspraak die zowel in je agenda als in je spreadsheet staat. Laat onduidelijke of tegenstrijdige gegevens eerst controleren, in plaats van ze bij elkaar op te tellen.
Dit zijn werkafspraken voor de overstap, geen automatische Terris-functies. Stem de uitvoering met ons af voordat je je bestaande werkwijze verandert.
Bepaal welk bestand of overzicht de actuele boekingen bevat. Bewaar een gedateerde kopie als referentie voor de controle.
Spreek af waar nieuwe boekingen, annuleringen en verplaatsingen tijdens de overdracht worden genoteerd en wie die bijhoudt. Zo is duidelijk wat na het maken van de kopie nog is veranderd.
Controleer per tijdslot de boekingen en deelnemersaantallen. Vergelijk ook contactgegevens, betaalstatus en relevante opmerkingen met de afgesproken bron. Bespreek verschillen voordat je op het nieuwe overzicht vertrouwt.
Bepaal vanaf welk moment je het nieuwe overzicht gebruikt en waar latere wijzigingen worden verwerkt. Laat je team weten dat het oude bestand daarna alleen nog als referentie dient.
We helpen je met het plaatsen van de widget op je website en het overzetten van bestaande boekingen, ongeacht het aangeleverde formaat. Vertel ons eerst hoe je nu werkt, waar je boekingen staan en welke vragen je bij de overdracht hebt.
Deze hulp betekent niet dat er voor elk bestand een automatische importknop of voor elk websiteplatform een eigen plug-in is. We bespreken hoe we je bij jouw overstap helpen. Stuur in je eerste contactbericht een beschrijving van je werkwijze, geen klantlijsten. Stem daarna af welke gegevens nodig zijn en hoe je die deelt.
Na de overstap kiezen klanten een workshop en tijdslot via de widget op je eigen website. Terris brengt boekingen, deelnemersaantallen, klantgegevens en opmerkingen samen. Bekijk de productmogelijkheden van Terris.
Nee, je hoeft niet eerst een specifiek importbestand te maken om je overstap te bespreken. We helpen je bestaande boekingen over te zetten, ongeacht het aangeleverde formaat. De controlelijst op deze pagina helpt je de inhoud na te lopen; het is geen verplicht importschema.
Markeer de boeking als controlepunt en zoek de betaling na in je eigen administratie voordat je de status als zeker behandelt. Spreek af wie het verschil uitzoekt. Een onbekende status is geen bewijs dat de boeking betaald of onbetaald is.
Spreek tijdens de overdracht af waar je wijzigingen bijhoudt. Wijs vanaf het afgesproken overstapmoment één actueel overzicht aan voor je dagelijkse werk. Bewaar de oude spreadsheet als referentie, zodat je niet ongemerkt twee verschillende versies van dezelfde boeking onderhoudt.
Vertel welke workshops je organiseert en of je boekingen nu in Excel, een agenda of een ander overzicht staan. We bespreken hoe we je kunnen helpen met de widget en bestaande boekingen.